Taasisi za matibabu ni pamoja na hospitali na zahanati za umma, ofisi katika shule na shule za chekechea, zahanati za kibinafsi, hospitali za uzazi, zahanati. Kila taasisi inatakiwa kuweka kumbukumbu za mitihani, hatua za matibabu, usafi na usafi na hatua za kuzuia zilizochukuliwa. Kwa kuongeza, nyaraka za matibabu zinajumuisha fomu za uhasibu na taarifa. Hati za umoja zimewekwa na Wizara ya Afya ya Shirikisho la Urusi. Ikiwa taasisi fulani ya matibabu inahitaji nyaraka zake za matibabu, basi itaidhinishwa na daktari mkuu.
Fomu zilizounganishwa zinaonyesha aina ya hati, umbizo na masharti ya hifadhi mahususi. Fomu za kuripoti lazima zijazwe kwa usahihi, kwa uhakika, kwa wakati ufaao, na ukamilifu wa hali ya juu. Muundo sanifu wa nyaraka za msingi kwenye karatasi huwezesha usindikaji wake zaidi katika fomu ya kielektroniki, uhasibu na uchambuzi. Hii, kwa upande wake, ni muhimu kwa kupanga shughuli, kuchambua kazi ya wafanyakazi, kutathmini kiasikazi ya taasisi za matibabu, ufanisi wa shughuli zao, utoaji wa data ya takwimu kwa mamlaka za udhibiti.
Uhifadhi wa hati unafanywa kwa mujibu wa sheria ya usiri wa matibabu. Habari iliyomo ndani yake hairuhusiwi kufichuliwa kwa wahusika wengine, kwani hairuhusiwi kuhamisha hati kama hizo kwa mtu yeyote. Bila shaka, katika baadhi ya matukio, isipokuwa kunawezekana:
- Baada ya ombi, nakala za fomu zinazohitajika, lakini si asili, zinaweza kutolewa kwa mgonjwa.
- Kwa idhini ya mtu, data kutoka kwa hati zake inaweza kuhamishwa kwa ajili ya machapisho, utafiti, elimu.
- Iwapo mwananchi hawezi kufanya uamuzi kutokana na hali ya afya, inaruhusiwa kutoa taarifa bila ridhaa yake kwa madhumuni ya matibabu yake pekee.
- Usambazaji wa taarifa kwa wahusika wengine pia unawezekana katika hali ambapo kuna hatari ya kuenea kwa wingi kwa magonjwa ya kuambukiza au sumu.
- Hakuna kibali kinachohitajika kutoka kwa mgonjwa mdogo ili kutoa maelezo kwa wazazi au walezi wake kwa matibabu zaidi.
- Wakati wa taratibu za kisheria, rekodi za matibabu zinaweza kutolewa kwa ombi la mamlaka husika.
Kwa masharti, hati zote za matibabu zinaweza kugawanywa katika aina kadhaa:
- Nyaraka zinazoelezea hali ya mgonjwa, utambuzi, miadi ya matibabu wakati wa uchunguzi wake katika moja ya taasisi za matibabu. Mifano ni pamoja na "Chati za wagonjwa wa nje au za kulazwa", "Historia ya kuzaa","Kadi ya ujauzito ya mtu binafsi."
- Nyaraka zinazotoa mawasiliano kati ya taasisi mbalimbali za matibabu Kama kanuni, hubeba taarifa kuhusu hali ya sasa ya mgonjwa na haja ya kuchukua hatua fulani (kwa mfano, "Dondoo kutoka kwenye rekodi ya matibabu").
- Hati zinazoakisi moja kwa moja kazi ya wafanyakazi wa matibabu ("Register of Taratibu", "Register of Medicines").
Pia inawezekana kutenganisha hati zote kulingana na taasisi na wataalamu wanaozitumia. Hii inajumuisha, kwa mfano, hati za mtaalamu wa hotuba, daktari wa wanawake, taasisi za uchunguzi wa kimahakama, vituo vya gari la wagonjwa na wengine.
